経理を楽にする方法

書類の整理がいちばん大事です

会社を経営している方は経理業務をしなければなりません。

この経理業務は2種類あります。

1. 請求書の発行や業者さんへの振込など、お金を動かす業務
2. お金の動きを帳簿に記録する業務

1は基本的に自分でやるしかありませんが、２は税理士などに業務委託も可能です。

いずれも・・・それなりに面倒です。

社長は本業がありますので、それを一生懸命こなした後で1の経理業務をするからです。

さらに2の帳簿記録をしようとすると、経費の領収書が見つからないということが発生します。

領収書を無くすと損することも

例えば仕事用のパソコンを８万円で買ったけど領収書を無くした。

※自分個人のお金で立替えて払った

この場合、

• 8万円が経費にならない
• 立替えた8万円を精算できない(法人の場合)

というダブルパンチになります。

仮に法人税の税率が30%だとしたら24,000円の税金を多く払うことになります。

帳簿記録を楽にするために＝損をしないために

経理の基本は書類やデータといった取引の証拠です。

つまりこれをきちんと保管・整理することが重要です。

かと言って、忙しい社長に余り負担にならないことも重要です。

そこで私の場合、こんな方法をおすすめしています。

1. 月ごとに書類を入れるファイルを用意
2. 帳簿作成に必要な書類をピックアップする
3. ピックアップした書類を月ごとにファイルに入れる

さらに具体的に・・・

買い物をした後に貰うレシートは財布にしまいますよね。
そして、ある程度一杯になってきたら捨てたり必要なものは取っておいているはずです。

この一杯になってきたタイミングで次のことをして下さい。

1. 仕事用とそれ以外を分ける
2. 仕事用は先程用意したファイルに入れておく
3. 請求書などの書類もこのタイミングで一緒に入れておく

これだけです。
最初は面倒ですが、習慣になってしまえばむしろ楽です。

仕事用の経費かどうか判断できないときはこちらの記事を参考にしてください。

関連記事　経費かどうか、判断する方法

税理士に頼んでいる場合などは、ファイルを渡すだけで済みます。

補足、レシートの他に領収書も貰うべきか

結論から言うとレシートでいいです。
レシートの方が品名など詳しく書いてあり、証拠書類として優れています。

ただ、差入の飲み物を自販機で買った場合など、レシートや領収書が存在しない場合があります。

この場合は出金伝票というものに日付や金額、経費内容をを書いておく方法もあります。

ただし、この出金伝票は自分で金額を書くわけですから、きちんと正しい内容を記載することが大前提です。